Também conhecida como VT, a Visita Técnica é um reunião de mapeamento do espaço de eventos. Dessa reunião, em geral, participam fornecedores que dependem diretamente da estrutura do local para realizarem seus serviços, como decorador, buffet, dj/iluminador, além da assessoria do evento. Nela são avaliadas as instalações do local para garantir que o evento funcione da forma como foi planejado, sem surpresas no dia.
O que cada fornecedor avalia?
Buffet: avalia a cozinha, suas instalações e equipamentos, para saber se o que é oferecido pelo espaço é suficiente para atendê-lo ou se serão necessários equipamentos extras. Vale lembrar que muitos espaços de eventos não possuem equipamentos de cozinha, que devem ser levados pelo buffet, de acordo com a necessidade do evento.
DJ/Iluminação e Sonorização: Verificam onde devem ser feitas as ligações dos seus equipamentos, qual o melhor posicionamento deles e avaliam se a carga exigida por esses equipamentos é compatível com a carga fornecida pelo espaço ou se existe a necessidade de uso do gerador de energia desde o início da montagem. Sobre a iluminação, é importante também mapear pontos básicos do espaço para definir o melhor projeto cênico.
Decoração: o decorador, por sua vez, vai aproveitar a visita para tirar todas as medidas do local, (ou confirmar as da planta baixa fornecida pelo espaço), avaliar circulação, acesso ara cozinha e banheiros, posicionamento de hidrantes, extintores e saídas de emergência, além de ouvir clientes e demais fornecedores para pensar no melhor layout, que leve em consideração não apenas a beleza do projeto, mas também a sua funcionalidade.
Assessoria: Além de alinhar todos os fornecedores, a assessoria vai definir o melhor plano B, checar a necessidade de coberturas extras, fechamentos laterais, conservação de mobiliário existente, banheiros e cozinha, além de várias outras demandas importantes.
Está vendo quando coisas determinantes são definidas na visita técnica para garantir o bom funcionamento de um evento? Por isso consideramos importante que ela sempre seja feita, mesmo que os fornecedores contratados já conheçam o local do evento. Pois além de o espaço poder ter passado por modificações desde o último evento realizado por esses fornecedores, também é um encontro importante de alinhamento.
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